之前在幫
AppleUser 製作《
Apple會怎麼做？100個讓蘋果店員也想學的Mac OS X工作方法 》這本書籍時，從 AppleUser 那裏啟發了我一個很重要的 Mac OS X 裏的檔案管理方法，那就是
善用 Mac 檔案管理器「 Finder 」中的「標記」功能，來實現更有效率的檔案工作流程。
「 Finder 」是 Mac OS X 系統中一個很強大的內建工具，「 Finder 」更像是「檔案搜尋器」，透過智慧型檔案夾、標記等功能，幫我們更有彈性的管理檔案。（ Windows 上也能做類似管理，如果大家對這樣的方法有興趣，我可以繼續撰寫另外一篇文章來分享。）
今天這篇文章，讓我先鎖定 Mac 檔案系統中的「標記」這個功能，分享我自己如何在「 Finder 」中利用「標記」完成跨資料夾、跨雲端硬碟的檔案文件 GTD 管理方法。
- 1. 什麼是 Mac 中的「標記」？什麼是檔案的 GTD 任務化管理？
打開在 Mac 上的「 Finder 」，可以看到左方有一些預設的「顏色標記」，這些標記功能有什麼作用呢？他就好像是 Tag 標籤，我們可以在檔案文件加上這些顏色標籤，如此一來更容易「鎖定」關鍵檔案。
而什麼是「 GTD 任務化管理」呢？這裏指得是把看似無序的資料加上「重要性」相關的排序，讓我們進入資料庫時看到的不再是散亂檔案，而是「我應該處理哪些檔案？」、「我應該關注哪些檔案？」
這樣的 GTD 思維幫助我們進入工作時更有效地完成任務，而且可以運用在像是郵件管理、時間管理、筆記管理上。有興趣的朋友可以延伸閱讀我在電腦玩物上的其他文章：
那麼我會怎麼利用 Mac 中的顏色標記來進行檔案的 GTD 專案管理呢？我使用的方法很簡單，盡可能不複雜，讓我可以輕鬆做到，也讓這樣的習慣可以長長久久。
首先，我可以重新命名顏色標記的名稱，在顏色標記上點擊右鍵選擇重新命名，我主要使用兩種標記：「緊急處理」（今天內一定要編輯、查看的檔案文件）和「重要常用」（最近工作時間裡常常需要打開參考的文件）。
接著，我只要在檔案上點擊右鍵，點選想要加上的顏色標記即可。
一個檔案可以加上多個顏色標記，你也可以想想自己會如何利用這樣的特性？
利用標記，檔案就「進入了專案管理流程」。
我們不再是思考檔案儲存在哪裡，而是關注「檔案應該怎麼使用」，這就是 GTD 的精髓，也讓檔案處理更有效率。
每天工作時，我優先打開「緊急處理」這個紅色標記，表示今天我必須把他們「解決」的文件任務，而無論這些文件來自於 Google 雲端硬碟、 Dropbox 或任何資料夾，在「緊急處理」標記中他們被鎖定在「同一條生產線」上。
標記放在 Finder 裏還不夠方便，更進一步的，我們可以從 Finder 裏按住某個標記，將他們拖曳到 Dock 工具列，這樣我就可以更快啟動。
在 Dock 上的標記按鈕點擊右鍵，可以調整自己想要的顯示方式與排列方式，而這樣一個常駐在 Dock 上的按鈕，將會告訴我每次打開電腦我應該首先關注的重要檔案是什麼。
那些最近隨時要打開，甚至正在處理中的檔案，不需要每次都一層一層檔案夾去翻找，點擊 Dock 上的「緊急處理」標記按鈕就能打開這些需要的文件，無論他們真實情況下被儲存在哪裡。
另外， Finder 中可以開啟多分頁，這時候我會把「緊急處理」標記打開成一個永遠不會關閉的分頁，讓我同時也能夠在 Finder 中切換到這份清單。
在 GTD 裏有一個很重要的概念是「收集箱」，瑣碎任務先收集到收集箱後，才決定何者重要並加上標記，那麼在 Mac 中需要自己建立一個收集箱嗎？不需要，因為 Mac 內建功能就能完成這樣的檔案查詢流程。
在 Finder 中打開「我的所有檔案」，依據製作時間排序就能看到那些最近新增的檔案，也就是我們的「檔案收集箱」，我就會從這裡找到今天新增而明天需要立即處理的重要檔案，加上「緊急處理」標記，開始我的 GTD 流程。
以上就是我在 Mac 中實踐的 GTD 檔案管理方法，提供大家參考，也歡迎提出你的修正意見或實作經驗一起討論。
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Mac 內建 GTD 檔案任務化秘笈：跳脫分類的專案管理
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